英語メールの書き出しフレーズ15選｜サクサク書けて応用自在！
仕事上の相手に英語でメールを書かなければならなくなったとき、件名や書き出しをどうすれば良いのか、思い悩んだ経験はありませんか？日本語のメールと異なり、英語ならではのルールもあります。初めて送るときはハードルが高く感じられますが、ビジネスメールは決まったフレーズをひと通り覚えてしまえば、それほど難しくありません。今回は英語でメールをどのように書けば良いか悩んでいる人に向けて、書く際のノウハウや注意すること、実用的なフレーズをご紹介します。
||目次||
【注意点】英語でメールを書くときのポイント
メールでは相手にわかりやすく用件を伝えることが大切です。件名、本文ともに簡潔な表現を心掛けましょう。
件名はわかりやすく簡潔に
メールの文章はなるべく簡潔にします。特に件名は読むだけで用件が伝わるのが理想的です。スマートフォンで見る場合も想定して、件名はなるべく30文字以内に収めましょう。「a」や「the」などの冠詞は極力省きます。
また、「Document」や「Important」のようにあまりにも件名が短すぎたり、「Hello!」や「Congratulations!」のように「!」が入っていたりするとスパムメールに間違われることがあります。たとえば次のような件名はわかりやすく、迷惑メールにも間違われません。
・Inquiry about your product（貴社製品に関する問い合わせ）
・Notification of next meeting（次回ミーティングについてのお知らせ）
・【Important】Request for estimate（【重要】お見積りのお願い）
単に「About your product」とするとメールの内容が質問なのか苦情なのか判別しにくいので、「Inquiry about ～」（～に関する問い合わせ）や「Notification of ～」（～についてのお知らせ）と入れて、内容が的確に伝わるよう配慮します。3つ目の例のように、強調するために【 】で囲った単語を入れる場合もあります。他に、【Urgent】（至急）、【REQ】（requestの略）、【FYI】(for your informationの略で、参考までに)などがあります。
本文はすぐ本題に入る
日本のビジネスメールで使う「いつもお世話になっております」などのあいさつは必要なく、英語のメールではすぐに本題に入ります。ただし、初めてメールをする相手の場合は簡単な自己紹介を入れ、返信メールではお礼や返事が遅れたお詫びなどを先に入れます。
メールの本文も簡潔な表現にすることが大切です。難しい言葉を選ぶ必要はないので、使い慣れた単語でシンプルに書きます。できるだけポジティブな表現を選びましょう。
結びの言葉を入れる
英語のメールにも結びの言葉があります。「I’m looking forward to hearing from you.」（ご連絡をお待ちしております）や、「Please contact us if you have any questions about this product.」（こちらの商品について質問がある場合は、私共にご連絡ください）などと締めくくり、突然本文が終わらないようにします。最後に、日本語の「敬具」と同じように結語を入れます。ビジネスでは「Sincerely yours,」、「Best regards,」が多用され、他に簡略形の「Regards,」や「Thanks and regards,」などもあります。
読みやすいメールにするために
表現や内容以外に、見た目の読みやすさも大切です。メールはテキスト形式をおすすめします。HTML形式では相手のパソコン環境やメールソフトによって正しく表示されない場合があるためです。フォントはArialやVerdanaなど、どのパソコンにも入っているものが良いでしょう。フォントサイズは10pt～12ptが一般的です。改行は適宜行い、内容ごとに段落で区切ります。
【書き出しの例文1】自己紹介・挨拶
初めての相手に送るメールの書き出しで使える自己紹介や、あいさつのフレーズをご紹介します。
My name is Taro Suzuki and I am in charge of sales promotion at XX.
意味：私の名前は鈴木太郎です。XX社で販売促進の担当をしています。
相手に初めてメールをするときは、冒頭で簡単に自分の名前や部署、役職などを伝えると、受け取った相手も安心します。相手が自身の会社について知らない場合は、事業内容も簡単に記すと良いでしょう。
It’s been a while since our last contact.
意味：前回ご連絡してから、お久しぶりです。
すでにメールでやり取りをしたことのある相手には、あいさつから書き出しても良いでしょう。他に「I hope you are doing well.」（お元気ですか）、「It was nice hearing from you again.」（またご連絡を下さり嬉しかったです）などもあります。
Thank you for your quick reply.
意味：早速のお返事ありがとうございます。
受け取ったメールに対するお礼の表現です。「quick」を除けば、しばらく経ってから返信が来た際にも使えます。書類を送ってもらったお礼を伝えるのであれば「Thank you for sending the document.」（書類送付ありがとうございます）と書きます。「I appreciate ～」でより丁寧な感謝の表現になり、「I appreciate for your help.」（お力添え感謝します）などと使います。
I am sorry for not replying to you sooner.
意味：お返事が遅くなり、申し訳ありません。
返信が遅れたお詫びを伝える表現で、「sorry」の前に「terribly」などを入れると「大変申し訳ありません」という意味になります。親しい友人などに送る場合は、「I am」を省略して「Sorry for not replying to you sooner.」とカジュアルな表現にすることもできます。
Please excuse my lack of a prompt reply as I was on winter vacation.
意味：冬期休暇をいただいていたので、すぐにお返事ができず申し訳ありませんでした。
「Please excuse my lack of ～」で、「～不足で申し訳ありません」という言い回しです。「a prompt reply」（即答、すぐの返事）を用いて、すぐに返事ができなかったことをお詫びする文章になります。
【書き出しの例文2】メールの目的を伝える
自己紹介やあいさつが済んだら、メールの本題に入ります。目的や用件、相手にどうして欲しいかなどを端的に伝えます。
I am writing this email to confirm our discussion at the last meeting.
意味：前回のミーティングの内容を確認したく、メールしています。
なぜメールを送ったのか目的を伝えるための表現です。「I am writing to ～」で「～するためにメールを書いている」という意味です。
This mail is to inform you about our new product.
意味：これは弊社の新商品についてお知らせするメールです
「inform」を「confirm」に変えると、「これは～を確認するメールです」となります。「mail」を除いた「This is to inform you that ～」（これは～のお知らせです）という表現もあります。
I have some questions about your current project.
意味：現在進行中のプロジェクトについていくつか質問があります。
何か質問があってメールする場合などに使える表現です。「I have some questions about～」（～についていくつか質問があります）で、単刀直入に用件を伝えます。
We’re interested in your products.
意味：御社製品に関心があります
製品などに興味があってメールを送る場合に使用します。会社を代表してメールするときは、「I」ではなく「We」を主語にすることもあります。
Would you please confirm the following points?
意味：下記の点についてご確認いただけますか？
確認してほしいことがある際に使います。続けて確認事項を箇条書きで記すと良いでしょう。
【書き出しの例文3】ニュースを伝える
相手の提案に対する返事や採用・入学の合否など、ニュースを伝える場合は以下のようなフレーズを使います。
良いニュースの場合
・We’re happy to inform you that your offer is authorized.
意味：御社オファーの受理が確定しましたので、お知らせします。
・We’re pleased to inform you that we will have a big campaign from the 26th December.
意味：12月26日より大きなキャンペーンを行うので、お知らせします。
「We’re happy to inform you that ～」や「We’re happy to inform you that ～」で、「～とお知らせできてうれしい」です。この文章の後に、「電話をください」など具体的な指示を伝えます。
悪いニュースの場合
・We’re sorry to inform you that we have been unable to accept your proposals this time.
意味：申し訳ありませんが、この度のご提案をお受けすることはできません。
・I regret to inform you that I would like to cancel our appointment on January 7th.
意味：申し訳ありませんが、1月7日のアポイントメントをキャンセルいたします。
・Unfortunately, the product is out of stock.
意味：残念ながら、そちらの商品は売り切れです。
悪いニュースも、相手の気分を害さないような表現を選びます。「We’re sorry to inform you that ～」や「I regret to inform you that ～」で、「申し訳ありませんが（残念ながら）～をお知らせします」という意味です。「残念ながら」という意味の「Unfortunately」で始めても良いでしょう。
よく使うフレーズを覚えて応用しよう
今回ご紹介したフレーズを状況に応じて活用すれば、英語のビジネスメールで書き出しに困ることはありません。メールは相手の顔が見えないだけに、誤解されないよう、不快感を与えないよう、簡潔な表現と内容を心掛けることが大切です。そのためにも、件名はシンプルかつメールの内容が分かるように、本文は端的に用件を伝えるようにしましょう。
